מגה פרויקטים ואג'ייל

‏‏לכידה

 

מודעות פרסומת

ארבע מגמות בניהול פרויקטים ל 2018

2018 מתחילה ויש כמה מגמות שישפיעו על ניהול הפרויקטים בארגונים השונים.

מגמה ראשונה: אג'ייל זה טוב , אך לא מספיק – מרבית חברות ההיי טק וחלךק מגופי ה IT הגדולים, עברו לעבוד בגישה אג'ילית. בארה"ב המהפיכה כמעט הושלמה. בסקר שערכה דלויט בארה"ב עלה כי 67% מארגוני ההיי טק וה IT עובדים אג'ייל ו 24% עובדים היברידית. רק 9% נתרו לעבוד בגישת ה WATERFALL. המעניין הוא, שככל שיישום האג'ייל מעמיק, כך עולה גם אחוז החברות שמבינות שהאג'ייל ברמת צוותי הפיתוח אינו מספיק. אם רוצים להפיק את המירב מהגישה ולשפר את המהירות והאג'יליות, נדרש שצוותי ה SCRUM ית

רכזו באמת בעבודת הפיתוח. כדי שזה יקרה נדרagile-vs-waterfall-simple-2017-15-638שת מעטפת ניהול טקטית (TMG) המטפלת בניהול הפרויקטים, המוצרים והלקוחות. זו הקבוצה אשר יודעת לתעדף את הדרישות המגיעות מכלל הפרויקטים והלקוחות, יודעת לסנכרן בין הצוותים, לתת מענה לשינויים הנדרשים מלקוחות ולספק סטטוס עדכני לכל בעלי העניין, כולל ההנהלה והלקוחות. ארגונים הבנו כי ללא השכבה הזו, הם לא יצליחו להפיק מהאג'ייל את המהירות והיכולת להגיב במהירות ואנו רואים יותר ויותר ארגונים שמקימים אותה

מגמה שניה: כלים ארגוניים פשוטים – 
ארגונים מבינים שגם התהליכים האג'ילים הפשוטים, דורשים כלים. שני הכללים המובילים בבחירת הכלי הם כלי פשוט, שיאפשר לאנשים לעבוד כמעט ללא הדרכה, ושיתופיות מידע לכל שכבות הארגון. הכלים המורכבים והעשירים בפונקציונליות, הולכים ויורדים ובמקומם אנו רואים כניסה מסיבית של כלים שפוים ובראשם JIRA לרמת הצוותים ו SMARTSHEET לשכבת הניהול הטקטית. מגמות דומות קורות בעולם כולו.

מגמה שלישית: מנהלי מוצר הופכים גם למנהלי פרויקטים – שכבת מנהלי המוצר הולכת וגדלה בארגונים והיא נדרשת גם לנהל את התיעדוף אל מול דרישות השוק והלקוחות, ולהבין את ההתקדמות של צוותי הפיתוח. זה דורש מהם יכולות וחשיבה של ניהול פרויקטים על מנת לראות את התקדמות ה ROAD MAP, לדווח התקדמות להנהלה, לנתח סיכונים ועוד.

מגמה רביעית: מנהלי הפרויקטים וה PMO עדין כאן – בעולם שרץ מהר ובארגונים שפועלים בצורה מבוזרת, תפקיד ה PMO הופך להיות קריטי. לפעמים הוא הגורם היחיד שיודע לצייר את התמונה המלאה. תפקיד מנהל הפרויקטים עובר שינוי. הוא פחות מנהל את הפעילות היומיומית, אך בחלק ניכר מהארגונים, בעיקר אלה העובדים מול לקוחות (ולא רק מפתחים מוצר גנרי לשוק), נדרשת פונקציית מנהלי הפרויקטים לסינכרון כל הפעילויות כולל המעטפת מסביב לפיתוח (הדרכות, תמיכה וכו'). זה בוודאי נכון לניהול פרויקטים מורכבים וגדולים (גם אם הפיתוח מבוצע בצורה אג'ילית)

 

 

 

 

האג'ייל כאן – כך גם ניהול הפרויקטים

 

מהפיכת האג'ייל היא כבר עובדה קיימת. בסקר שערכה דלויט (Deloitte) בארצות הברית עלה כי 67% מארגוני ההיי-טק וה-IT עובדים אג'ייל, ו-24% עובדים היברידית. רק 9% נותרו לעבוד בגישת ה-Waterfall.

המעניין הוא, שככל שיישום האג'ייל מעמיק, כך עולה גם אחוז החברות שמבינות שהאג'ייל ברמת צוותי הפיתוח אינו מספיק.
אם רוצים להפיק את המירב מהגישה ולשפר את המהירות והאג'יליות, נדרש שצוותי ה-Scrum יתרכזו באמת בעבודת הפיתוח.

כדי שזה יקרה נדרשת מעטפת ניהול טקטית (TMG) המטפלת בניהול הפרויקטים, המוצרים והלקוחות. זו הקבוצה אשר יודעת לתעדף את הדרישות המגיעות מכלל הפרויקטים והלקוחות, יודעת לסנכרן בין הצוותים, לתת מענה לשינויים הנדרשים מלקוחות ולספק סטטוס עדכני לכל בעלי העניין, כולל ההנהלה והלקוחות.

שכבה טקטית רזה ויעילה כזו, כוללת מנהלי פרויקטים, ארכיטקטים, מנהלי מוצר ו-PMO. זו שכבה הנדרשת לשלב מידע מכל העולמות – עולם הלקוחות, עולם הפרויקטים, עולם הפיתוח וכמובן עולם ההנהלה. היא צריכה להבין מה קורה בכל אחד מהעולמות ולגשר בניהם.

agile-vs-waterfall-simple-2017-15-638לצורך זה, נדרש גם כלי ניהול המאפשר שקיפות בין הרמות השונות ובין העולמות השונים. אם בעבר נעזרו בעיקר בכלים כמו JIRA ו-Trello עבור ניהול צוותי הפיתוח, הרי שהיום נפוץ מאוד השימוש ב-Smartsheet כמענה לשקיפות מחד וככלי תכנון ובקרה של מנהלי הפרויקטים מאידך.

כשהאג'ייל פגש את ניהול הפרויקטים

כמו בהרבה מהפכות, המהפכנים מבטלים תחילה את השיטה הישנה לחלוטין, ורק אחרי שהמהפכה מצליחה הם חוזרים ליישם חלקים מהשיטה הישנה

מהפיכת האג'ייל היא כבר עובדה בשטח. מרבית חברות ההיי-טק וחלק ניכר מגופי ה-IT מנהלים את הפיתוח בגישה האג'ילית. רוב החברות גילו כי על מנת שצוותי ה-Scrum יעבדו בצורה יעילה, נדרשת מעטפת טקטית שתאפשר לצוותים עצמם להתרכז בעבודת הפיתוח ולא להתעסק בשלושה גורמי הפרעה מטרידים:

● מתן משמעויות לשינויים – בין אם זה מגיע ישירות מהלקוח או ממנהלי מוצר, קיימת דרישה בלתי פוסקת לקבל משמעויות לשינויים. "כמה יעלה לי? מתי אקבל את זה? מה יידחה? למה זה כל כך יקר"? אלו בקשות ליגיטימיות, שמישהו בארגון צריך לתת להם מענה.

● סינכרון בין צוותים – הרעיון של עבודה בצוותי Scrum עצמאיים לגמרי, נכון, אבל פעמים רבות לא ישים. נדרש קשר עם צוותים אחרים לטובת אינטגרציה וקבלת תוצרים. פעמים רבות הסינכרון הזה מורכב ומישהו צריך לדאוג לו.

● דיווח סטטוס לבעלי העניין – בין אם זה ללקוח, לשיווק או להנהלה. כולם רוצים להבין מה המצב ולא להיות מופתעים במקרה של בעיה. זה אפילו חמור יותר כשמישהו התחייב כלפי חוץ על לוחות זמנים בלתי אפשריים. מצב ה-Sprint אינו משקף תמיד את המצב האמיתי ומישהו צריך לעדכן את בעלי העניין לגבי הסטטוס האמיתי ולסייע ביצירת תכנון כולל ריאלי.
הגורם שדואג לכל אלו, כמו גם לפעילויות נוספות כמו קשר עם לקוחות, תכנון שנתי, עבודה עם קבלני משנה ועוד, הוא שכבה טקטית רזה ויעילה שכוללת מנהלי פרויקטים, ארכיטקטים, מנהלי מוצר ו-PMO. זו שכבה המשלבת שיטות עבודה מתחום האג'ייל עם תהליכי ניהול פרויקטים, ודואגת לכך ש"מכונת הפיתוח" תעבוד בצורה חלקה ורציפה.

בפורום PMO הקרוב שיערך ב-26.4.17, נציג כיצד השכבה הטקטית עובדת נכון, בעיקר בארגונים המנהלים מספר פרויקטים הרצים במקביל. כיצד היא מתכננת נכון וכיצד היא מייצרת שקיפות לבעלי העניין.

SIMPLE עוזרת ללקוחות לרוץ מהר יותר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. החברה בונה סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול, כולל תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן. SIMPLE מתמחה בהתאמת האלמנטים הנכונים מהגישות השונות כולל אג'ייל, Scaling Agile ,PMBOK ,CCPM ועוד, ויודעת ליישם כלים פשוטים כדוגמת JIRA ו-SMARTSHEET המאיצים את תהליך היישום.

ארבעת מרכיבי הארגון המייצרים אג'ייל מוצלח

הניסיון מראה כי אחד המפתחות החשובים ליישום מוצלח של אג'ייל, הנו הגדרה של ארבעה מרכיבים ארגוניים.

אחד מלקוחותינו, חברה המבצעת פרויקטים מורכבים, ניסתה ליישם Scrum. עד מהרה היא גילתה כי התהליך אינו עובד טוב. הצוותים היו תלויים אחד בשני ולא הצליחו לייצר שטף מהיר, היה צורך בשינויים תכופים במהלך הספרינטים, מנהלים עבדו באופן שוטף עם צוותי העבודה, כל שינוי דרש מעורבות של הצוותים ובשורה התחתונה, הארגון לא הפך להיות אג'ילי ומהיר כפי שציפו.

המפתח לשינוי הגיע מהגדרה חדה של ארבעה מרכיבים:

● שכבת העבודה – צוותי Scrum – הצוותים צריכים להיות ממוקדים בביצוע המשימות ולהתנהל בצורה עצמאית במהלך הספרינטים. השלמת תכולת הספרינט איננה משימה קלה והארגון צריך לצמצם למינימום את ההפרעות לצוות. ההשפעה על משימות הצוות מתבצעת רק בתכנון הספרינט או במפגשים תלת-חודשיים לטובת תכנון ארוך טווח, אך במהלך הספרינטים מרוכזים הצוותים בעבודה.

● שכבת הניהול הטקטי – שכבה זו כוללת את מנהלי הפרויקטים, את אנשי הנדסת המערכת והארכיטקטורה, את ה-PMO ואת מנהלי המוצר (PO). שכבה זו מיועדת לאפשר לצוותים לעבוד ללא הפרעות. היא זו שמטפלת בתעדוף המשימות, באפיון הדרישות, נותנת מענה ללקוחות לגבי מועדי סיום צפויים, דואגת לסינכרון המשימות בין הצוותים, מטפלת באיזון עומסים ודואגת לקידום הפרויקטים.

agile-vs-waterfall-simple-2017-15-638.jpg

● שכבת הניהול האסטרטגי – כוללת את הנהלת הפיתוח והשיווק. היא זו שמחליטה על מפת הדרכים של המוצרים, על פורטפוליו הפרויקטים, היא זו שאחראית לבניית הארגון, לטיפול בנושאים כמו מוטיבציה וגיוס ומתערבת במקרים של בעיות עקרוניות.

● השקיפות והתקשורת הדו-כיוונית בין שלוש השכבות הארגוניות – זהו מרכיב קריטי שנועד בסופו של דבר לאפשר עבודה עצמאית, אך מסונכרנת עם כל אחת מהשכבות הארגוניות. מרכיב זה כולל את הכלים, את תהליכי העדכון, את המדידה ואלמנטים נוספים המאפשרים שקיפות לכל שכבות הארגון, כולל הבנה טובה של העדיפויות מחד ושל סטטוס הפרויקטים והמשימות מאידך.

ארגונים שונים בונים את ארבעת המריכיבים בצורה שונה, אך בסופו של דבר ארגון הרוצה להפיק את המירב מהגישה האג'ילית, חייב להגדיר תהליכים וכלים לכל אחד מארבעת המרכיבים.

SIMPLE עוזרת ללקוחות לרוץ מהר יותר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. החברה בונה סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול, כולל תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן. SIMPLE מתמחה בהתאמת האלמנטים הנכונים מהגישות השונות כולל אג'ייל, Scaling Agile ,PMBOK ,CCPM ועוד, ויודעת ליישם כלים פשוטים כדוגמת JIRA ו-Smartsheet המאיצים את תהליך היישום.