הרבה ערך בניהול ערך בפרויקטים

כמה פעמים סיימתם פרויקט, אחרי השקעה אדירה של דם, יזע ודמעות, בלחץ אדיר של לוח זמנים ואחרי כמה חודשים גיליתם שבחלק גדול מהתכונות והיכולות, כמעט לא משתמשים. המרגיז הוא שחלק מהתכונות חסרות השימוש, הגיעו כתוספות במהלך הפרויקט והיה לחץ גדול להוסיפן, דבר ששיבש את כל תוכנית העבודה ודרש היערכות מורכבת. 
תארו לעצמכם שבתכולת הפרויקט היינו מחליטים מראש, לא להכניס את התכולות הללו ולהשאירן לשלב ב'. כמה הפרויקט היה יותר קל, מהיר ומגיע ללקוחות במהירות.
זה בדיוק התפקיד של ניהול הערך בפרויקט. להגדיר מה לא כדאי לעשות.
בפרויקטים שמנוהלים בצורה אג'ילית, קיים תהליך טבעי של הגדרת עדיפויות בהתחלת כל איטרציה חדשה. זה לא תמיד ניהול ערך מיטבי, כי השיקולים לפעמים הם קצרי טווח, אבל זה מפעיל איזשהו מנגנון חשיבה על ההעלות/תועלת. 
הבעיה היא שהשיטה הג'ילית איננה מתאימה לכל הפרויקטים (על כך בפוסט נפרד שיתפרסם בעתיד) ולמעשה בפרויקטים רבים, התכולהות נקבעות בתחילת הפרויקט וממנהל הפרויקט מרגיש מחוייב באותה מידה לכל התכולות. הוא משוכנע שעליו לסיים את כולן, כדי להכריז שהפרויקט הסתיים ואפשר לשחררו לאוויר העולם.
קיימים שיטות ותהליכים התומכים בניהול ערך. בינהם ניתן למנות מיפוי תהליכים, ניתוחי עלות תועלת, אנליזות לניתוח פונקציונלי ועוד. בסופו של דבר תהליך ניהול הערך כולל חמישה מרכיבים מרכזיים:

  • הבנה ברורה מיהו הלקוח – פרויקט שלא מגדיר בצורה חדה מיהו הלקוח ומי צריך לקבל את הערך ממנו, יכלול בדרך כלל תכולות מיותרות שאולי מייצרות ערך ללקוחות רבים, אבל לאו דווקא ללקוח שלנו. זה מגדיל את התכולה ומעכב את הפרויקט. 
  • הבנה של הצרכים האמיתיים של הלקוח – לנסות לענות על כל צורך של הלקוח (חלקם קיימים רק בדמיון של אנשי השיווק או הפיתוח) יגרור פרויקט יקר וארוך. חשוב לבצע חשיבה מעמיקה על מה באמת חשוב ללקוח.
  • מדידה – לכל תכולה נדרש לקבוע את רמת הערך מחד ואת רמת הקושי לביצועה מאידך. שיטת המדידה יכולה להיות כמותית (כמות המכירות הצפויה, עלות המימוש וכו'), הערכת T Shirt Size ברמות של S, M, L, XL, XXL או להשתמש בשיטת פיבונאצ'י הנהוגה להערכת קצב בעולם האג'ילי. 
  • תיעדוף – בחינה פשוטה של עלות מול תועלת. כלי שימושי יכול להוות הגרף הבא, שעליו רשומות כל התכולות. גרף כזה מאפשר בקלות לייצר דיאלוג בין הגורמים שקבעים את הערך (לדוגמא, השיווק), לבין הגורמים שמעריכים את הקושי (גורמי הביצוע):
 
  • תקשור לכל בעלי העניין בפרויקט – חשוב לתקשר לכל בעלי העניין ובפרט לאנשי הצוות את ההחלטות שהתקבלו, החל ממיהו הלקוח המרכזי, מהם הצרכים המרכזיים שלו, מהן העדיפויות וכמובן מה התכולות שסוכמו.
 
בסיכום התהליך, סביר שנצליח לייצר פארטו – להחליט על 20% מהתכולה שיביא 80% מהערך. תחשבו כמה הפרויקט יהיה קל, מהיר וזול אם יכלול רק 20 אחוז מהתכולה המקורית.
 
בהצלחה ואל תשכחו – KEEP IT SIMPLE.
 
לפרטים נוספים: dvir.simple@gmail.com
מודעות פרסומת