500 וקצת מילים על כלי ניהול פרויקטים

500 וקצת מילים על כלי ניהול פרויקטים
 
ניהול פרויקטים ללא כלי, זה כמו לפתוח בורג תקוע עם מברג, במקום עם מברגה חשמלית. קשה ואיטי. ניהול פרויקטים בעזרת אקסלים, דורש עבודה רבה ומספק פתרון די עלוב. הקושי הוא לבחור כלי מתוך מאות כלי ניהול פרויקטים הקיימים בשוק. ארגונים מבינים כי בחירת כלי, היא אולי לא חתונה קתולית, אבל הוא ישמש את הארגון לפחות כמה שנים וזה קריטי לבחור כלי מתאים. אז הבה ננסה לפשט קצת את המורכבות.
בשוק קיימים היום ארבעה סוגי כלים (שכולם נקראים כלי ניהול פרויקטים):
  1. כלי ניהול משימות מתקדמים – כלים פשוטים שבעיקר מנהלים משימות ועוזרים למנהל להבין מי עושה מה, ומה הסטטוס של כל משימה. הפתרונות המובילים בישראל בסוג זה הם JIRA, TFS (שניהם כלים שעושים גם דברים הקשורים לפיתוח ולאו דווקא לניהול המשימות). אם רוצים כלי SaaS, יש את DAPTIVE, את RALLY ועוד מגוון די רחב של כלים.
  2. כלים עם דגש על ניהול הפרויקט הבודד – אלו כלים שצמחו מניהול הפרויקט הבודד, עם יכולת לבנות גאנט מפורט ולנהל מידע סביב הפרויקט. הפרויקטים מנוהלים על בסיס נתונים משותף וכך ניתן לקבל פתרון ארגוני לגבי סטטוס המשאבים ודוחות רוחב. הפתרונות הבולטים בישראל ה MS SERVER, PRIMAVERA ו SCIFORMA. מי שמחפש פתרון SaaS, יכול להשתמש ב CLARIZEN הישראלי.
  3. כלים עם דגש על ניהול הפורטפוליו – אם הסוג הקודם צמח מניהול הפרויקט, הכלים הללו צמחו דווקא מניהול פורטפוליו הפרויקטים. הם חזקים בלצייר תמונת מצב סיכומית על עשרות ומאות פרויקטים שרצים בו זמנית ושייכים ללקוחות שונים. חזקים בניהול תקציב וביצירת WORK FLOW המאפשר תהליך אישורים. כלים כאלה פופלרים בקרב גופי ITהמתמודדים עם מאות פרויקטים קטנים יחסית (הכל יחסי). הכלים המובילים בישראל הם Clarity,   Single point (MSP)  MY ולאחרונה גם מתחיל להיכנס מודול ה PPM של SAP. פתרון SaaS, יחסית עשיר הוא Keydin.
  4. פתרונות ששמים דגש על ניהול משאבים – מיועד לארגונים שמריצים מספר פרויקטים עם משאבים משותפים. הם יודעים לנהל את צוואר הבקבוק הארגוני ולאפשר IFWHAT אם מזיזים פרויקטים על ציר הזמן. החוזק שלהם הוא בניצול יעיל של כח האדם. הפתרונות הבולטים בישראל הם קונצ'רטו ו BEING. קונצ'רטו עובד גם בענן.
רוב הפתרונות מציעים גם יכולות בתחומים האחרים, אך האמת היא שאין כלי מושלם ואף אחד לא באמת נותן פתרון טוב ופשוט ליישום לתחומים שאינו מתמחה בהם.
אז מה מתאים לארגון שלכם?
אם אתם ארגון קטן יחסית (עד 30 איש) והפרויקטים קטנים או מנוהלים בצורה אג'ילית, מספיק לכם הפתרון מהסוג הראשון.
אם יש לכם פרויקטים גדולים ומורכבים, הכוללים קבלני משנה ופעילות מחוץ לארגון והמשאבים מוקצים לפרויקט לאורך זמן, הרי שפתרון מהסוג השני ייתן לכם מענה.
אם יש לכם הרבה פרויקטים, אבל רובם יחסית פשוטים וקצרים (פחות משנת אדם), הפתרון שלכם יגיע מהסוג השלישי.
ואם אתם חיים בארגון המריץ מספר פרויקטים במקביל, עם משאבים משותפים ולמעשה האתגר העיקרי שלכם הוא לנהל בצורה יעילה את המשאבים, אזי הפתרון שלכם צריך להגיע מהסוג הרביעי.
יש ארגונים (גדולים) המשתמשים ביותר מסוג אחד של כלי. לדוגמא, ב IT משתמשים בכלי ניהול פורטפוליו ובפיתוח בכלי לניהול משאבים.
אז לא לשכוח, כלי ניהול פרויקטים מתאים, משפר בצורה מהותית את תוצאות הפרויקטים. כלי ניהול פרויקטים לא מתאים, יכול להפוך לסיוט, אבל אני מקווה שהבחירה עכשיו קצת יותר קלה.
בהצלחה.
מודעות פרסומת