לחשוב פשוט, לרוץ מהר

מה לא נכתב כבר על רמת הפריון הנמוך שלנו. 25 אחוז נמוך יותר מהממוצע בארצות המפותחות, קצת יותר מחצי מהפריון של האמריקאים, הגרמנים והצרפתים וקצת מעל שליש מהמדינות שבראש הרשימה. די מביך, בהתחשב בכמה שאנחנו מאמינים שאנחנו יודעים להגיע מהר לשוק ולייצר ערך גבוה. הנתון אף מביך יותר כשמבינים שהפער הולך וגדל עם השנים ושבשנות ה 90 (לפני מהפיכת ההיי טק) הפער היה קטן יותר. אז חלק מהפתרון נמצא בידי הממשלה, אבל חלק לא קטן מצוי בידי הארגונים.

ישראלים עובדים הרבה שעות יחסית. זכור לי כשעבדתי בארצות הברית לתקופה קצרה, שבשעה חמש הבניין היה מתרוקן ורק אנחנו הישראלים היינו ממשיכים לעבוד. זה עוזר לנו להתקדם מבחינה כלכלית, אבל זה אינו תחליף לשיפור רמת הפריון (תפוקה לשעת עבודה). כמובן שהממשלה צריכה לפעול בנושא כמו לשפר את תשתיות התחבורה (כדי שלא נגיע עייפים לעבודה), לסייע לעסקים קטנים לפרוץ לחו"ל ועוד צעדים רבים, אבל יש הרבה מה לעשות גם ברמת הארגון שלכם. מניסיוננו בעבודה עם עשרות ארגונים, יש שלושה מפתחות לשיפור הפריון:

  1. השקעה בשיפור תהליכי הניהול – חברות בינלאומיות משקיעות כל הזמן בשיפור תהליכי הניהול, מתאימות את המבנה הארגוני לצרכים המשתנים, משנות תהליכים בארגון, מכניסות כלי ניהול ועוד. הישראלים לא משקיעים בזה מספיק. ההנהלה הבכירה עסוקה בעיקר במכירות ובשיפור המוצר/השירות ולא משקיעה בשיפור תהליכי הניהול הפנימיים. הניסיון מראה ששיפור התהליכים מביא ליצירת תשתית המאפשרת יותר מכירות, אספקות מהירות ואף משפרות את המוצר והשירות. ההשקעה בתהליכים צריכה למנוע מצב בו מנהלים זוטרים נדרשים ל"המציא" שיטות ניהול משלהם ולאפשר להם לרוץ מהר יותר. מצד שני אסור לייצר תהליכי בקרה מיותרים. המנהלים הישראלים מסוגלים לפעול בסביבה "אפורה" עם מרווח פעולה גדול יחסית. ככל שהגדרת התפקידים והמבנה הארגוני יהיו פשוטים יותר, כך גם התהליכים יהיו פשוטים יותר ואנשים יוכלו לרוץ מהר יותר.
  2. כלים פשוטים – ניהול בסביבה מורכבת ללא כלים, משול להוצאת בורג מהקיר בעזרת מברג, במקום עם מברגה חשמלית – קשה ולא מספיק מהיר (או במילים אחרות, פריון נמוך). תפקיד הכלים הוא לאפשר למנהלים ולעובדים לקבל מידע ממוקד באופן מהיר ולהגיב מהר לשינויים. מהפיכת הענן הביאה לשוק כלים פשוטים רבים המאפשרים לכל חברה בכל גודל להשתמש בהם בצורה פשוטה למגוון יישומים ולחלקם כמו SMARTSHEET מהווים אפילו פלטפורמה ליישומים רבים בארגון. בעולם אימצו אותם בחום, גם אנחנו צריכים.
  3. ניהול ערך – היכולות להתמקד ובעיקר לאפשר למנהלי הביניים ולעובדים להתרכז במשימה העיקרית, היא מפתח להצלחה. ארגון שכל הזמן מכניס שינויים ומטפל כל הזמן בהזדמנויות חדשות (לכאורה), לא יצליח לשפר את הפריון. יש היום כלים פשוטים מאד לניהול ערך והנהלות חייבות לאמץ אותם בשימוש יומיומי.

שיפור הפריון בארגון איננה פעילות חד פעמית אך היא גם איננה משימת ענק. כמה צעדים פשוטים שנעשים בהדרגה יכולים להקפיץ את הארגון במעלה המדרגות.

חברת SIMPLE עוזרת ללקוחות לרוץ יותר מהר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. אנו יודעים לייצר סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול בארגון. סביבה כזו כוללת תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן.

 

מודעות פרסומת

על אדונים,משרתים וכלים לניהול פרויקטים

כולם מבינים שלנהל פרויקטים ללא כלי ניהול ארגוני, זה כמו לנסות להוציא בורג שתקוע בקיר עם מברג במקום עם מברגה חשמלית – הרבה יותר קשה, הרבה יותר איטי. למרות זאת, חלק מהארגונים חוששים שהכנסת כלי תהפוך אותם ל"משרתים" של הכלי ושהם יידרשו להשקעה גבוהה עד שיראו תוצאות. אז יש פתרונות ורוב הארגונים בעולם כבר משתמשים בהם.

SMARTSHEET, JIRA ו TRELLO הם דוגמאות לכלים פשוטים עם מיליוני משתמשים, שאולי לא עונים על כל החלומות, אך מביאים ערך רב.

סביבת ניהול הפרויקטים היא מורכבת. יש לך גורמי ביצוע שעובדים במקביל, כל אחד מהם נתקל בהפתעות, העדיפויות משתנות, הפעילויות מתארכות ויש הרבה מידע שזורם כל הזמן ודורש התייחסות.

במשך שנים חיפשו מנהלים, PMO ויועצים את כלי ניהול הפרויקטים האולטימטיבי. זה שיעזור לתכנן, ינהל את התקציב, יקצה משימות בצורה חכמה, ינהל את הדרישות, ינהל את הסיכונים, יציג התראות בזמן אמת, יציג ניתוחים מורכבים למנהלים, יאפשר בחינת אלטרנטיבות ועוד. הדרישות הללו הביאו ליצירת כלים מורכבים לתפעול ולהטמעה.

ארגונים קטנים נמנעו מלהיכנס להרפתקה מחשש שההשקעה בתפעול הכלי תדרוש משאבים רבים הן מצד גורמי הביצוע והן מצד מנהלי הפרויקטים וה PMO. הם העדיפו להמשיך לעבוד עם אקסל וכלים מקומיים לציור גאנטים.

ארגונים גדולים שהכניסו כלים, גילו שאכן נדרשת השקעה גבוהה יחסית למה שציפו וזמן ההטמעה הוא ארוך ולעיתים נדרשים חודשים רבים עד שמתחילים לראות תמורה מההשקעה. ארגונים רבים גילו, כי על אף שהכלים נותנים מענה לחלק ניכר, בפועל הם לא משתמשים ביכולות אלו ומסתפקים ביכולות הבסיסיות ביותר.

את האתגר הזה הבינו רבים ופותחו מאות כלים אשר אולי אינם נותנים מענה לכל הדרישות אך רובם נותנים מענה לדרישה הבסיסית ביותר – היכולת להקצות משימות לאנשים ולצוותים ולקבל סטטוס התקדמות למשימות השונות. יכולת בסיסית זו ושיתוף המידע בקרב בעלי העניין בפרויקט מאפשרים לקבל החלטות במהירות ולהעלות מאד את הפריון של הארגון.

בסקר שערכה חברת CAPTTERA (חברה שבוחנת כלים ממוכנים בתחומים שונים) ב 2015, התגלה המהפך לעיני כל. תשעה מתוך עשרת הכלים המובילים בניהול פרויקטים, היו כלים פשוטים שניתן לעבוד איתם בענן ולהתחיל ליישמם בתוך ימים בודדים.

בין הכלים הבולטים ברשימה (שלכולם יש למעלה ממיליון משתמשים) ניתן למצוא את JIRA שמאפשרת ניהול משימות פשוט, אך גם ניהול דרישות וניהול תהליך שלם של פיתוח תוכנה. ניתן למצוא את SMARTSHEET, כלי שהוא למעשה אוסף של גיליונות אלקטרונים שיושבים על בסיס נתונים ומאפשרים יכולות רבות מניהול הגאנט, דרך ניהול משימות, ניהול סיכונים, ניהול בעלי עניין ועוד. למעשה מדובר על פלטפורמה שמאפשרת פתרונות ממוכנים פשוטים לצרכים רבים בארגון. כלי נוסף שניתן למצוא בין עשרת המובילים הוא TRELLO שהוא כלי ניהול משימות בסיסי וגרפי.

לכל הכלים יש מספר מכנים משותפים – כולם פשוטים, כולם עובדים בענן, כולם מאפשרים שיתופיות של מידע המאפשר גם ניתוחים מתקדמים יותר (בעיקר לארגונים גדולים). לכולם יש הרבה ADD ON שמאפשרים הרחבה של היכולות.

בכנס PMI הקרוב, שייערך ב 8.6.15, תציג חברת SIMPLE את המגמות בתחום כלי ניהול הפרויקטים ותסביר יותר לעומק על הכלים השונים.

חברת SIMPLE מתמחה בשיפור ניהול הפרויקטים בארגון. החברה מציעה ללקוחותיה סל שלם של שירותים המאפשרים להם לרוץ מהר יותר. שירותים אלו כוללים תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, אבחונים וניהול פרויקטים בפועל.