כשהאג'ייל פגש את ניהול הפרויקטים

כמו בהרבה מהפכות, המהפכנים מבטלים תחילה את השיטה הישנה לחלוטין, ורק אחרי שהמהפכה מצליחה הם חוזרים ליישם חלקים מהשיטה הישנה

מהפיכת האג'ייל היא כבר עובדה בשטח. מרבית חברות ההיי-טק וחלק ניכר מגופי ה-IT מנהלים את הפיתוח בגישה האג'ילית. רוב החברות גילו כי על מנת שצוותי ה-Scrum יעבדו בצורה יעילה, נדרשת מעטפת טקטית שתאפשר לצוותים עצמם להתרכז בעבודת הפיתוח ולא להתעסק בשלושה גורמי הפרעה מטרידים:

● מתן משמעויות לשינויים – בין אם זה מגיע ישירות מהלקוח או ממנהלי מוצר, קיימת דרישה בלתי פוסקת לקבל משמעויות לשינויים. "כמה יעלה לי? מתי אקבל את זה? מה יידחה? למה זה כל כך יקר"? אלו בקשות ליגיטימיות, שמישהו בארגון צריך לתת להם מענה.

● סינכרון בין צוותים – הרעיון של עבודה בצוותי Scrum עצמאיים לגמרי, נכון, אבל פעמים רבות לא ישים. נדרש קשר עם צוותים אחרים לטובת אינטגרציה וקבלת תוצרים. פעמים רבות הסינכרון הזה מורכב ומישהו צריך לדאוג לו.

● דיווח סטטוס לבעלי העניין – בין אם זה ללקוח, לשיווק או להנהלה. כולם רוצים להבין מה המצב ולא להיות מופתעים במקרה של בעיה. זה אפילו חמור יותר כשמישהו התחייב כלפי חוץ על לוחות זמנים בלתי אפשריים. מצב ה-Sprint אינו משקף תמיד את המצב האמיתי ומישהו צריך לעדכן את בעלי העניין לגבי הסטטוס האמיתי ולסייע ביצירת תכנון כולל ריאלי.
הגורם שדואג לכל אלו, כמו גם לפעילויות נוספות כמו קשר עם לקוחות, תכנון שנתי, עבודה עם קבלני משנה ועוד, הוא שכבה טקטית רזה ויעילה שכוללת מנהלי פרויקטים, ארכיטקטים, מנהלי מוצר ו-PMO. זו שכבה המשלבת שיטות עבודה מתחום האג'ייל עם תהליכי ניהול פרויקטים, ודואגת לכך ש"מכונת הפיתוח" תעבוד בצורה חלקה ורציפה.

בפורום PMO הקרוב שיערך ב-26.4.17, נציג כיצד השכבה הטקטית עובדת נכון, בעיקר בארגונים המנהלים מספר פרויקטים הרצים במקביל. כיצד היא מתכננת נכון וכיצד היא מייצרת שקיפות לבעלי העניין.

SIMPLE עוזרת ללקוחות לרוץ מהר יותר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. החברה בונה סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול, כולל תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן. SIMPLE מתמחה בהתאמת האלמנטים הנכונים מהגישות השונות כולל אג'ייל, Scaling Agile ,PMBOK ,CCPM ועוד, ויודעת ליישם כלים פשוטים כדוגמת JIRA ו-SMARTSHEET המאיצים את תהליך היישום.

מודעות פרסומת

כלי ניהול הפרויקטים הנפוצים בעולם

לנהל פרויקטים ללא כלי מתאים, זה כמו להוציא בורג תקוע בעזרת מברג ולא בעזרת מברגה חשמלית. קשה! (ולא תמיד מספיק מהיר)

יש בעולם מאות פתרונות לניהול פרויקטים. ארגונים עם צרכים שונים וסוגי פרויקטים שונים, עושים שימוש בכלים שמתאימים להם. חברת Capterra, עשתה סקר לגבי הפתרונות הנפוצים בעולם. ניתן לומר שלכלים אלה יש אחד משני המאפיינים. או שהם פשוטים לשימוש ומשמשים בעיקר למעקב משימות ותקשורת או שהם בעלי יכולות נרחבות הנותנות מענה למגוון רחב של יכולות לניהול הפרויקט, המשאבים ופורטפוליו הפרויקטים. להלן רשימת הכלים עם למעלה מחצי מיליון משתמשים:

כלי כמות משתמשים

Jira

30,000,000

MS Project

22,000,000
BaseCamp 15,000,000
Podio 2,500,000
TeamWork 1,700,000
Trello 1,700,000
Smart Sheet 1,500,000
Wrike 1,300,000
VersionOne 1,250,000
Zoho 1,200,000
Assembla 1,000,000
Red Booth 900,000
Mavenlink 750,000
Central Desktop 650,000
Freedcamp 550,000

תהליך הבחירה בין הכלים, איננו מורכב. לכל אחד מהכלים יש יכולות מסויימות אך חסרות בו יכולות אחרות. אחרי אפיון דרישות קצר, ניתן להבין מה מתוך הכלים רלוונטי לכם ואז נכנסים לבחינה קצת יותר מעמיקה, כולל הדגמה. בסופו של דבר בהשקעה נמוכה, ניתן להגיע לשיפור ניכר ביכולת הניהול שלכם.

500 וקצת מילים על כלי ניהול פרויקטים

500 וקצת מילים על כלי ניהול פרויקטים
 
ניהול פרויקטים ללא כלי, זה כמו לפתוח בורג תקוע עם מברג, במקום עם מברגה חשמלית. קשה ואיטי. ניהול פרויקטים בעזרת אקסלים, דורש עבודה רבה ומספק פתרון די עלוב. הקושי הוא לבחור כלי מתוך מאות כלי ניהול פרויקטים הקיימים בשוק. ארגונים מבינים כי בחירת כלי, היא אולי לא חתונה קתולית, אבל הוא ישמש את הארגון לפחות כמה שנים וזה קריטי לבחור כלי מתאים. אז הבה ננסה לפשט קצת את המורכבות.
בשוק קיימים היום ארבעה סוגי כלים (שכולם נקראים כלי ניהול פרויקטים):
  1. כלי ניהול משימות מתקדמים – כלים פשוטים שבעיקר מנהלים משימות ועוזרים למנהל להבין מי עושה מה, ומה הסטטוס של כל משימה. הפתרונות המובילים בישראל בסוג זה הם JIRA, TFS (שניהם כלים שעושים גם דברים הקשורים לפיתוח ולאו דווקא לניהול המשימות). אם רוצים כלי SaaS, יש את DAPTIVE, את RALLY ועוד מגוון די רחב של כלים.
  2. כלים עם דגש על ניהול הפרויקט הבודד – אלו כלים שצמחו מניהול הפרויקט הבודד, עם יכולת לבנות גאנט מפורט ולנהל מידע סביב הפרויקט. הפרויקטים מנוהלים על בסיס נתונים משותף וכך ניתן לקבל פתרון ארגוני לגבי סטטוס המשאבים ודוחות רוחב. הפתרונות הבולטים בישראל ה MS SERVER, PRIMAVERA ו SCIFORMA. מי שמחפש פתרון SaaS, יכול להשתמש ב CLARIZEN הישראלי.
  3. כלים עם דגש על ניהול הפורטפוליו – אם הסוג הקודם צמח מניהול הפרויקט, הכלים הללו צמחו דווקא מניהול פורטפוליו הפרויקטים. הם חזקים בלצייר תמונת מצב סיכומית על עשרות ומאות פרויקטים שרצים בו זמנית ושייכים ללקוחות שונים. חזקים בניהול תקציב וביצירת WORK FLOW המאפשר תהליך אישורים. כלים כאלה פופלרים בקרב גופי ITהמתמודדים עם מאות פרויקטים קטנים יחסית (הכל יחסי). הכלים המובילים בישראל הם Clarity,   Single point (MSP)  MY ולאחרונה גם מתחיל להיכנס מודול ה PPM של SAP. פתרון SaaS, יחסית עשיר הוא Keydin.
  4. פתרונות ששמים דגש על ניהול משאבים – מיועד לארגונים שמריצים מספר פרויקטים עם משאבים משותפים. הם יודעים לנהל את צוואר הבקבוק הארגוני ולאפשר IFWHAT אם מזיזים פרויקטים על ציר הזמן. החוזק שלהם הוא בניצול יעיל של כח האדם. הפתרונות הבולטים בישראל הם קונצ'רטו ו BEING. קונצ'רטו עובד גם בענן.
רוב הפתרונות מציעים גם יכולות בתחומים האחרים, אך האמת היא שאין כלי מושלם ואף אחד לא באמת נותן פתרון טוב ופשוט ליישום לתחומים שאינו מתמחה בהם.
אז מה מתאים לארגון שלכם?
אם אתם ארגון קטן יחסית (עד 30 איש) והפרויקטים קטנים או מנוהלים בצורה אג'ילית, מספיק לכם הפתרון מהסוג הראשון.
אם יש לכם פרויקטים גדולים ומורכבים, הכוללים קבלני משנה ופעילות מחוץ לארגון והמשאבים מוקצים לפרויקט לאורך זמן, הרי שפתרון מהסוג השני ייתן לכם מענה.
אם יש לכם הרבה פרויקטים, אבל רובם יחסית פשוטים וקצרים (פחות משנת אדם), הפתרון שלכם יגיע מהסוג השלישי.
ואם אתם חיים בארגון המריץ מספר פרויקטים במקביל, עם משאבים משותפים ולמעשה האתגר העיקרי שלכם הוא לנהל בצורה יעילה את המשאבים, אזי הפתרון שלכם צריך להגיע מהסוג הרביעי.
יש ארגונים (גדולים) המשתמשים ביותר מסוג אחד של כלי. לדוגמא, ב IT משתמשים בכלי ניהול פורטפוליו ובפיתוח בכלי לניהול משאבים.
אז לא לשכוח, כלי ניהול פרויקטים מתאים, משפר בצורה מהותית את תוצאות הפרויקטים. כלי ניהול פרויקטים לא מתאים, יכול להפוך לסיוט, אבל אני מקווה שהבחירה עכשיו קצת יותר קלה.
בהצלחה.