חמש מגמות בניהול פרויקטים בישראל לקראת 2017

 

  1. AGILE מנצח – אחרי שנים של מאבק בין ה WATERFALL ל AGILE, נראה שהושגה הכרעה. הצורך להגיב לשינויים ולשנות עדיפויות במהירות, הכריע. בסקר שערכה דלויט בחברות היי טק בארה"ב עלה כי 67% מהן מיישמות אג'ייל, 9% WATERFALL ו 24% גישה היברידית. בסקר אחר של VERSIONONE, עלה כי חברות האג'ייל מקפידות על יישום האלמנטים העיקריים של ה SCRUM באופן שוטף. בישראל אנחנו בדרך. חברות קטנות/בינוניות עברו לאג'ייל. החברות הבינלאומיות עובדות אג'ייל ברובן. מרבית החברות הגדולות מיישמות גישה היברידית או בדרך לשם. ההקפדה על האלמנטים איננה גבוהה כמו בארה"ב, אך יותר חברות מבינות שצריך ליישם אותם, על מנת להשיג את התרומה. יישום האג'ייל הנו פשוט. השינוי – לא.
  2. SCALING AGILE הוא חובה – אג'ייל נותן מענה טוב לעבודת הצוותים, אך עדין נותרו אתגרים רבים ללא מענה טוב. כיצד מתחייבים ללקוחות או להנהלה על לו"ז, איך מייצרים ROAD MAP, איך מנהלים פרויקטים מורכבים הדורשים כמה צוותים, איך מטפלים בפרויקטים בעדיפות גבוהה, איך מזהים חסמים ועוד. התובנה הזו הביאה לכך ש 72% מהחברות המיישמות AGILE, מיישמות גם SCALING AGILE. זה מורכב יותר ודורש חשיבה איך להגדיר תהליכים פשוטים סביב צוותי ה SCRUM. בעולם התפתחו לא פחות מתשע גישות לנושא. אף אחת לא נותנת מענה רחב ורוב החברות מיישמות גישה מותאמת אליהן. הגישה היחידה שצוברת תאוצה הנה SAFe, אך גם היא מיושמת במעט ארגונים יחסית.
  3. כלים פשוטים – בעולם וגם בישראל נטשו את כלי ניהול הפרויקטים המורכבים. ועברו להשתמש בכלים פשוטים. פתרונות כמו JIRA (30 מיליון משתמשים בעולם) או SMARTSHEET (6 מיליון משתמשים) מביאים יכולות פחותות, אך הרבה יותר קלות ומהירות ליישום. רוב החברות מעדיפות ציפור אחת ביד מאשר שתיים על העץ. החוזק העיקרי שלהם הוא שיתופיות המידע לרוחב הארגון ואף מחוצה לו. JIRA מיועד בעיקר לחברות אג'יליות. SMARTSHEET תומך גם בגישה היברידית ונותן יכולת טובה לנהל את ה SCALING AGILE
  4. ניהול ערך מביא הרבה ערך – BAD MULTI TASKING הפך %d7%aa%d7%9e%d7%95%d7%a0%d7%aa-%d7%a2%d7%a8%d7%9aלהיות תופעה ימיומית. מנהלים מבינים שהם צריכים להתמקד ולצמצם את התופעה. תהליכי ניהול ערך ליצירת מיקוד הן בבחירת הפרויקטים הנכונים והן במיקוד בתכולה מצומצמת שתביא ערך גבוה ללקוח, הופכים להיות הכרחיים.
  5. מנהלי פרויקטים עולים רמה – ניהול המשימות היומיומי עובר לצוותי האג'ייל. גם התיאום בין הצוותים מקבל מענה בתהליכי ה- SCALING AGILE. המשימה של מנהלי הפרויקטים הופכת עכשיו לחבר בין האסטרטגיה הארגונית ליישום בשטח. זה מחייב עבודה עם גורמים בכירים בארגון ודורש יכולות ניהוליות המאפשרות ראייה רחבה והבנה של צורת עבודת הארגון ומיומנויות רכות של הנעת אנשים בכל הרמות ומחוצה לו.

אז שתהיה לכולנו, שנה מוצלחת, של צמיחה ושכל הפרויקטים ישיגו את יעדיהם.

 

מודעות פרסומת

ניהול פרויקטים אג'ילי בארגונים גדולים

ארגונים גדולים הרוצים ליהנות מיתרונות גישת האג'ייל, צריכים להבין כי יישום עקרונות האג'ייל ברמה הצוותית לא יביא את התוצאות הרצויות. חייבים להשקיע במעטפת ה Scaling Agile וחייבים להתאים את היישום לסביבת הפעילות שלהם.

אחד מלקוחותינו, חברה גדולה המבצעת פרויקטים מורכבים המשלבים חומרה ותוכנה, ניסתה ליישם SCRUM בגוף התוכנה שלה. היא ניסתה ליישם, יחד עם יועץ , SCRUM דומה לתהליך שיושם בארגוני פיתוח קטנים. עד מהרה היא ניתקלה בקשיים מרובים והתחלנו לבצע עמם תהליך חשיבה המשלב את הגישה האג'ילית עם הצרכים והתרבות הארגונית של ארגון גדול.

בהסתכלות על ארגונים גדולים, ניתן למנות חמישה אתגרים מרכזיים באימוץ הגישה האג'ילית (לא כולם ניתקלים בכל האתגרים):

  • הלקוחות אינם אג'יליים. הם לא תמיד מוכנים לעדכן גרסא בטווח זמן קצר (כי זה דורש בדיקות רבות) ואינם מסוגלים לספק משוב אמיתי. זה דורש יצירת מנגנון חלופי לקבלת משוב אמיתי כמו סביבת סימולציה, הגדמות, דמו ועוד.
  • הלקוח דורש גישה של WATERFALL – יש אבני דרך מוגדרות, יש דרישה לסקרי תיכון, יש דרישה למסמכי תכן ודרישות נוספות שמחייבות ניהול פרויקטלי. מישהו ברמת המעטפת צריך לקשור בין הספרינטים לבין התוצרים הנדרשים בכל אבן דרך ומישהו צריך לוודא קיום מסמכים, סקרי תיכון ותוצרים אחרים. בדרך כלל לוחות הזמנים הלחוצים, דורשים ניהול הדוק ויעיל ותכנון רק ברמת הצוות ייכשל.
  • המוצר מורכב ודורש תיאום בין מספר צוותים – בין אם מדובר בפרויקט רחב היקף או פרויקט הדורש צוותים מולטי דיסיפלנריים (כמו חומרה ותוכנה), יש צורך במנגנון תיאום בין הצוותים. הן תיאום אנושי והן ע"י כלי המייצר שיתופיות והתראות על חריגות.
  • יש מספר פרויקטים שרצים במקביל ולכל אחד מהם מחוייבויות משלו – עבודת תכנון ברמת צוות לא תמיד מספיקה ואפילו לא ברמת מנהלי פרויקטים. כאן כבר נדרשת ראיית PMO של כלל הפרויקטים, הבנת עומסים ובעיות במורד הדרך. גם כאן, כלי שיתופי הנותן מענה גם לרמת הפרויקט (כדוגמת JIRA PPM או SMARTSHEET) הוא הכרחי.
  • התרבות הארגונית איננה אג'ילית – צורת העבודה של גופי הפיתוח איננה מעניינת את ההנהלה ובוודאי לא את אנשי המכירות העומדים מול הלקוחות. אלו מתעניינים בעמידה באספקות או ביעדים עסקיים. זה גורם לכך שיש דרישות בלתי פוסקות, אין טמפו הארגוני ומעל לכל, אין עבודה שוטפת עם גופי הפיתוח. זה דורש SLA ותהליך ברור של הכנסת דרישות ושינויים מול המכירות ועבודה מול ההנהלה לקבל את הגב שלהם ליישום הגישה.

כפי שרואים מאתגרים אלה, ארגון גדול איננו יכול לאמץ בצורה פשוטה את התהליכים הנהוגים בחברות קטנות. הוא חייב להתאים לעצמו את המעטפת של ה SCALING AGILE ולתת מענה לתרבות הארגונית של החברה והלקוחות.

חברת SIMPLE עוזרת ללקוחות לרוץ מהר יותר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. החברה בונה סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול, כולל תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן. SIMPLE מתמחה בהתאמת האלמנטים הנכונים מהגישות השונות כולל AGILE, SCALING AGILE, PMBOK, CCPM ועוד, ויודעת ליישם כלים פשוטים כדוגמת JIRA ו SMARTSHEET המאיצים את תהליך היישום.

 

לחשוב פשוט, לרוץ מהר

מה לא נכתב כבר על רמת הפריון הנמוך שלנו. 25 אחוז נמוך יותר מהממוצע בארצות המפותחות, קצת יותר מחצי מהפריון של האמריקאים, הגרמנים והצרפתים וקצת מעל שליש מהמדינות שבראש הרשימה. די מביך, בהתחשב בכמה שאנחנו מאמינים שאנחנו יודעים להגיע מהר לשוק ולייצר ערך גבוה. הנתון אף מביך יותר כשמבינים שהפער הולך וגדל עם השנים ושבשנות ה 90 (לפני מהפיכת ההיי טק) הפער היה קטן יותר. אז חלק מהפתרון נמצא בידי הממשלה, אבל חלק לא קטן מצוי בידי הארגונים.

ישראלים עובדים הרבה שעות יחסית. זכור לי כשעבדתי בארצות הברית לתקופה קצרה, שבשעה חמש הבניין היה מתרוקן ורק אנחנו הישראלים היינו ממשיכים לעבוד. זה עוזר לנו להתקדם מבחינה כלכלית, אבל זה אינו תחליף לשיפור רמת הפריון (תפוקה לשעת עבודה). כמובן שהממשלה צריכה לפעול בנושא כמו לשפר את תשתיות התחבורה (כדי שלא נגיע עייפים לעבודה), לסייע לעסקים קטנים לפרוץ לחו"ל ועוד צעדים רבים, אבל יש הרבה מה לעשות גם ברמת הארגון שלכם. מניסיוננו בעבודה עם עשרות ארגונים, יש שלושה מפתחות לשיפור הפריון:

  1. השקעה בשיפור תהליכי הניהול – חברות בינלאומיות משקיעות כל הזמן בשיפור תהליכי הניהול, מתאימות את המבנה הארגוני לצרכים המשתנים, משנות תהליכים בארגון, מכניסות כלי ניהול ועוד. הישראלים לא משקיעים בזה מספיק. ההנהלה הבכירה עסוקה בעיקר במכירות ובשיפור המוצר/השירות ולא משקיעה בשיפור תהליכי הניהול הפנימיים. הניסיון מראה ששיפור התהליכים מביא ליצירת תשתית המאפשרת יותר מכירות, אספקות מהירות ואף משפרות את המוצר והשירות. ההשקעה בתהליכים צריכה למנוע מצב בו מנהלים זוטרים נדרשים ל"המציא" שיטות ניהול משלהם ולאפשר להם לרוץ מהר יותר. מצד שני אסור לייצר תהליכי בקרה מיותרים. המנהלים הישראלים מסוגלים לפעול בסביבה "אפורה" עם מרווח פעולה גדול יחסית. ככל שהגדרת התפקידים והמבנה הארגוני יהיו פשוטים יותר, כך גם התהליכים יהיו פשוטים יותר ואנשים יוכלו לרוץ מהר יותר.
  2. כלים פשוטים – ניהול בסביבה מורכבת ללא כלים, משול להוצאת בורג מהקיר בעזרת מברג, במקום עם מברגה חשמלית – קשה ולא מספיק מהיר (או במילים אחרות, פריון נמוך). תפקיד הכלים הוא לאפשר למנהלים ולעובדים לקבל מידע ממוקד באופן מהיר ולהגיב מהר לשינויים. מהפיכת הענן הביאה לשוק כלים פשוטים רבים המאפשרים לכל חברה בכל גודל להשתמש בהם בצורה פשוטה למגוון יישומים ולחלקם כמו SMARTSHEET מהווים אפילו פלטפורמה ליישומים רבים בארגון. בעולם אימצו אותם בחום, גם אנחנו צריכים.
  3. ניהול ערך – היכולות להתמקד ובעיקר לאפשר למנהלי הביניים ולעובדים להתרכז במשימה העיקרית, היא מפתח להצלחה. ארגון שכל הזמן מכניס שינויים ומטפל כל הזמן בהזדמנויות חדשות (לכאורה), לא יצליח לשפר את הפריון. יש היום כלים פשוטים מאד לניהול ערך והנהלות חייבות לאמץ אותם בשימוש יומיומי.

שיפור הפריון בארגון איננה פעילות חד פעמית אך היא גם איננה משימת ענק. כמה צעדים פשוטים שנעשים בהדרגה יכולים להקפיץ את הארגון במעלה המדרגות.

חברת SIMPLE עוזרת ללקוחות לרוץ יותר מהר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. אנו יודעים לייצר סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול בארגון. סביבה כזו כוללת תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן.

 

על אדונים,משרתים וכלים לניהול פרויקטים

כולם מבינים שלנהל פרויקטים ללא כלי ניהול ארגוני, זה כמו לנסות להוציא בורג שתקוע בקיר עם מברג במקום עם מברגה חשמלית – הרבה יותר קשה, הרבה יותר איטי. למרות זאת, חלק מהארגונים חוששים שהכנסת כלי תהפוך אותם ל"משרתים" של הכלי ושהם יידרשו להשקעה גבוהה עד שיראו תוצאות. אז יש פתרונות ורוב הארגונים בעולם כבר משתמשים בהם.

SMARTSHEET, JIRA ו TRELLO הם דוגמאות לכלים פשוטים עם מיליוני משתמשים, שאולי לא עונים על כל החלומות, אך מביאים ערך רב.

סביבת ניהול הפרויקטים היא מורכבת. יש לך גורמי ביצוע שעובדים במקביל, כל אחד מהם נתקל בהפתעות, העדיפויות משתנות, הפעילויות מתארכות ויש הרבה מידע שזורם כל הזמן ודורש התייחסות.

במשך שנים חיפשו מנהלים, PMO ויועצים את כלי ניהול הפרויקטים האולטימטיבי. זה שיעזור לתכנן, ינהל את התקציב, יקצה משימות בצורה חכמה, ינהל את הדרישות, ינהל את הסיכונים, יציג התראות בזמן אמת, יציג ניתוחים מורכבים למנהלים, יאפשר בחינת אלטרנטיבות ועוד. הדרישות הללו הביאו ליצירת כלים מורכבים לתפעול ולהטמעה.

ארגונים קטנים נמנעו מלהיכנס להרפתקה מחשש שההשקעה בתפעול הכלי תדרוש משאבים רבים הן מצד גורמי הביצוע והן מצד מנהלי הפרויקטים וה PMO. הם העדיפו להמשיך לעבוד עם אקסל וכלים מקומיים לציור גאנטים.

ארגונים גדולים שהכניסו כלים, גילו שאכן נדרשת השקעה גבוהה יחסית למה שציפו וזמן ההטמעה הוא ארוך ולעיתים נדרשים חודשים רבים עד שמתחילים לראות תמורה מההשקעה. ארגונים רבים גילו, כי על אף שהכלים נותנים מענה לחלק ניכר, בפועל הם לא משתמשים ביכולות אלו ומסתפקים ביכולות הבסיסיות ביותר.

את האתגר הזה הבינו רבים ופותחו מאות כלים אשר אולי אינם נותנים מענה לכל הדרישות אך רובם נותנים מענה לדרישה הבסיסית ביותר – היכולת להקצות משימות לאנשים ולצוותים ולקבל סטטוס התקדמות למשימות השונות. יכולת בסיסית זו ושיתוף המידע בקרב בעלי העניין בפרויקט מאפשרים לקבל החלטות במהירות ולהעלות מאד את הפריון של הארגון.

בסקר שערכה חברת CAPTTERA (חברה שבוחנת כלים ממוכנים בתחומים שונים) ב 2015, התגלה המהפך לעיני כל. תשעה מתוך עשרת הכלים המובילים בניהול פרויקטים, היו כלים פשוטים שניתן לעבוד איתם בענן ולהתחיל ליישמם בתוך ימים בודדים.

בין הכלים הבולטים ברשימה (שלכולם יש למעלה ממיליון משתמשים) ניתן למצוא את JIRA שמאפשרת ניהול משימות פשוט, אך גם ניהול דרישות וניהול תהליך שלם של פיתוח תוכנה. ניתן למצוא את SMARTSHEET, כלי שהוא למעשה אוסף של גיליונות אלקטרונים שיושבים על בסיס נתונים ומאפשרים יכולות רבות מניהול הגאנט, דרך ניהול משימות, ניהול סיכונים, ניהול בעלי עניין ועוד. למעשה מדובר על פלטפורמה שמאפשרת פתרונות ממוכנים פשוטים לצרכים רבים בארגון. כלי נוסף שניתן למצוא בין עשרת המובילים הוא TRELLO שהוא כלי ניהול משימות בסיסי וגרפי.

לכל הכלים יש מספר מכנים משותפים – כולם פשוטים, כולם עובדים בענן, כולם מאפשרים שיתופיות של מידע המאפשר גם ניתוחים מתקדמים יותר (בעיקר לארגונים גדולים). לכולם יש הרבה ADD ON שמאפשרים הרחבה של היכולות.

בכנס PMI הקרוב, שייערך ב 8.6.15, תציג חברת SIMPLE את המגמות בתחום כלי ניהול הפרויקטים ותסביר יותר לעומק על הכלים השונים.

חברת SIMPLE מתמחה בשיפור ניהול הפרויקטים בארגון. החברה מציעה ללקוחותיה סל שלם של שירותים המאפשרים להם לרוץ מהר יותר. שירותים אלו כוללים תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, אבחונים וניהול פרויקטים בפועל.

 

סדר פסח גם בניהול הפרויקטים

פסח זו הזדמנות בשביל רבים לעשות סדר. זה נכון לבית, למשרד וגם לתהליכי הניהול. אז הנה ארבע קושיות שיעזרו לכם להחליט האם צריך לעשות סדר:

  1. האם למנהלי הפרויקטים מיישמים תהליכים ברורים, פשוטים ומחייבים (או שמא כל אחד ממציא שיטות ניהול משלו ומנהל בראיה מקומית)?
  2. האם למנהלים יש מידע זמין שמאפשר להם להגיב בזמן אמת (או שמא הם נאלצים לעסוק בכיבוי שרפות)
  3. האם יש כלי ניהול פרויקטים ארגוני (או שמא כל אחד עובד באקסל או פרוג'קט מקומי, ללא שקיפות וללא יכולת לראות תמונה כוללת)
  4. האם רוב הפרויקטים עומדים ביעדים שהצבנו להם ביציאה לדרך, מבחינת שביעות רצון הלקוח, עמידה בתקציב, בלו"ז ורמת איכות (או שמא, רוב הפרויקטים לא)

 

אם עניתם לא על חלק מהשאלות, אז כנראה הגיע הזמן לעשות סדר בניהול הפרויקטים.

החדשות הטובות הן שבסוף מקבלים שיפור משמעותי בשורה התחתונה. סקר של ארגון ה PMI העלה כי בארגונים בהם יש סביבת ניהול פרויקטים מסודרת, 89% מהפרויקטים הצליחו. באחרים, היו גלישות גדולות בתקציב, בלו"ז ובתכולה. למעשה, רוב הפרויקטים לא הצליחו.

אז בואו נעשה סדר בניהול הפרויקטים, כדי שבפעם הבאה לא נצטרך 40 שנה כדי לסיים פרויקט.

Scaling Agile

Scaling Agile – אתגרים מורכבים שמחפשים פתרון פשוט

אחת הסיבות ליישום פתרון אג'ילי, היא פישוט תהליכי השליטה והניהול ברמת הצוות העובד. התהליכים האג'ילים מספקים לראש הצוות יכולת תכנון, שליטה ובקרה אחרי מימוש המשימות בטווח הקצר (שבועות בודדים). עם זאת, למנהלים היותר בכירים עדין חסרים כלי תכנון שליטה ובקרה ובזה בדיוק נועד לטפל ה SCALING AGILE. למעשה ה SCALING AGILE מטפל בשלושה מימדים עיקריים:

  • מימד הרוחב – כיצד רואים תמונה רוחבית של מצב הצוותים, כיצד יודעים היכן יש צווארי בקבוק, כיצד יודעים איזה צוות עובד על משימות שוליות יחסית ואיזה צוות לא מצליח לקדם משימות חשובות, כיצד מקצים מומחים ועוד.
  • מימד האורך – כיצד מבינים מה צפוי לקרות לפרויקט לאורך זמן, כיצד קובעים ROAD MAP ראלי למוצר, כיצד מתחייבים ללקוחות ולמשקיעים ועוד.Scaling Agile תמונה
  • מימד העומק – כיצד מצליחים לייצר תשתית הנדסית נכונה, כיצד מגבירים את ה RE USE
    לצמצום בעיות האיכות, כיצד מוודאים שתהליכי פיתוח מורכבים יחסית נעשים בצורה נכונה, כיצד מסנכרנים בצד ההנדסי בין פיתוחים בצוותים שונים בכלל ובין פיתוח חומרה לפיתוח תוכנה בפרט.

מול האתגרים שמציבים כל אחד מהמימדים הללו, פותחו מספר גישות שהמפורסמות שבהן הן SAFe, Scrum Of Scrum, Spotify model, LeSS, DSDM. כל אחת מהן מציעה פתרונות לחלק מהאתגרים ובחלקים אחרים היא חלשה. לדוגמא, Scrum of Scrum  מציעה פתרון לעבודה המשלבת מספר צוותים, אך היא מוגבלת בכל מה שקשור לניהול הפורטפוליו וניהול התוכניות. גם רמת המורכבות של הגישה משתנה. ככל שההגישה יותר מקיפה ומכילה יותר פתרונות, כך היא גם קשה יותר ליישום ודורשת תהליך הטמעה מורכב יותר.

גם בנושא הכלים הממוכנים יש אתגר. מצד אחד מאד לא אפקטיבי לנהל ארגון עם עשרות אנשים ומעלה ללא כלי, מצד שני יכולות התמיכה של הכלים האג'יליים ב SCALING מוגבלות. ל JIRA יש פתרון המאפשר ניהול התוכנית והפורטפוליו, אך הוא מספק פתרון חלקי בלבד. ב SMARTSHEET, ניתן להגדיר תהליכי מסגרת המאפשרים ניהול תוכנית ופורטפוליו, אך הפתרון שלו לצוות עצמו, הנו מוגבל. ברוב הכלים האחרים קשה לראות את התמונה הכללית. החדשות הטובות הן שמפתחות הכלים הבינו את הבעיה והן נמצאות בתהליכים של גיבוש פתרונות.

בשורה התחתונה, המעבר ל AGILE ברמת הצוותים הנו רק שלב ראשון, אך ללא מענה ל SCALING הוא לא יביא את התוצאות הרצויות. ההתמודדות עם ה SCALING דורשת תהליך חשיבה מסודר על מנת לשמר את הפשטות והאפקטיביות. החברה צריכה לנסח היטב את האתגרים עמם היא מתמודדת ולבחור ליישם רק את האלמנטים הנדרשים לה ואת הכלי המתאים לה. אחרת, היא תחזור לניהול המורכב והרווח מיישום ה AGILE ייעלם. Keep it Simple.

שבע טעויות נפוצות ביישום AGILE

הגישה האג'ילית לניהול פרויקטים, הופכת לנפוצה יותר ויותר בישראל וארגוני היי טק רבים מנסים לייישם את עקרונותיה. עם העליה בכמות הנסיונות, עולה גם כמות הכישלונות וחוסר השגת השיפור. התחושה שמלווה מנהלים בתחילת הדרך היא כי יישום AGILE, דורש אוסף של טכניקות ברמת הצוות ויישומן יביא שיפור ניכר. הם מתאכזבים לגלות כי יישום AGILE דורש הרבה יותר מזה. להלן שש טעויות נפוצות בתהליך היישום:

  1. לחשוב בגישה של ONE FITS ALL – כמו בכל שיטה, צריך להתאימה לצרכי הלקוחות, לתרבות הארגונית לארכיטקטורת המוצר, לגודל הגרסאות ועוד. ארגונים שאינם משקיעים חשיבה בכל  אחד מהאלמנטיים ובוחנים את מידת התאמתו, עשויים למצוא את עצמם משקיעים אנרגיה רבה ביישום אלמנטיים שבמקרה הטוב, אינם תורמים דבר. לדוגמא, ההחלטה על גודל הספרינט, נגזרת מיכולת הבדיקה שלך, מיכולת הלקוחות שלך לייצר משוב, מהתלות שלך בפיתוח חומרה ועוד. החלטה על גודל ספרינט קטן מדי, יוצרת לחץ מיותר וחסר ערך.
  2. לא לתכנן את ה SCALING AGILE – האג'ייל לא מתחיל ונגמר ברמת הצוות. צריך לחשוב מראש איך ינוהל פורטפוליו הפרויקטים, איך נעבוד עם פרויקטים שדורשים מספר צוותים, איך נקצה מומחים, איך נבצע בקרת רוחב ועוד. יש היום למעלה מחמש שיטות שונות לנהל SCALING AGILE וכל אחת מהן מותאמת לסוג אחר של צרכים ואינה נותנת מענה לצרכים אחרים. בסופו של דבר ה SCALING הוא שקובע בראיית ההנהלה את הצלחת הפיתוח.
  3. לא להשתמש בכלי תומך – במניפסטו האג'ילי כתוב שיותר חשוב התקשורת בין האנשים מאשר כלים, אך בלי כלי קשה מאד לשלוט ברמת ה SCALING. קשה גם לנתח נתונים ולזהות בעיות רוחב. החדשות הטובות שיש כלים טובים. JIRA היא הכלי המוביל היום, אבל יש גם אחרים.
  4. לוותר על ה PMO – פונקציית ה PMO אחראית על שלושה נושאים – הטמעת הכלים והתהליכים, בקרת רוחבי על התקדמות פיתוח המוצרים והעומסים על צווארי הבקבוק ועל התכנון הרוחבי לטווח הארוך. אלה תפקידים חשובים, שמי שמוותר עליהם, מגלה שקשה לו מאד להבין מה קורה בארגון שלו ולתת מענה לדרישות ההנהלה לייצר מפת דרכים ריאלית לפחות שנה קדימה.
  5. להתמקד ב SPRINT ולא במוצר – החשיבה האג'ילית מתמקדת בטווח הקצר, אך פעמים רבות, ערך משמעותי מושג רק אחרי מספר חודשים (לדוגמא, אם לוקח לפתח מעגל מודפס שלושה חודשים, עד שהלקוח יראה ערך משמעותי, ייקח חצי שנה). חשוב להרים את הראש מדי פעם ולראות איפה אנו עומדים בראיה הכוללת. ה PRODUCT OWNER אמור לעשות זאת בראיה השיווקית, אך לרוב זה לא מספיק וצריך לפתח מנגנון כמו ה MSM (Managerial Status Meeting) שיכריח את המנהלים להרים את הראש מהשוטף ולראות את התפתחות המוצר.
  6. לסבך במקום לפשט – השיטות האג'יליות נועדו לפשט את התהליכים ולאפשר לאנשי הפיתוח להשקיע יותר זמן בפיתוח עצמו. אם יצרתם תהליכים או מבנה ארגוני צוותי שמסבך את תהליכי התקשורת והפיתוח, כנראה שטעיתם.
  7. לא לנהל את השינוי – צריך לנהל את השינוי. אחרת תגלו שחלק מהאנשים עובדים בצורה אליה התרגלו ולא בצורה הנכונה מהבחינה הארגונית . יש מספר שיטות לניהול השינוי שהמבוילה בהם היא שיטת שמונת השלבים של קוטר, אך גם כאן, צריך לבצע התאמות.

בהצלחה.

כלי ניהול הפרויקטים הנפוצים בעולם

לנהל פרויקטים ללא כלי מתאים, זה כמו להוציא בורג תקוע בעזרת מברג ולא בעזרת מברגה חשמלית. קשה! (ולא תמיד מספיק מהיר)

יש בעולם מאות פתרונות לניהול פרויקטים. ארגונים עם צרכים שונים וסוגי פרויקטים שונים, עושים שימוש בכלים שמתאימים להם. חברת Capterra, עשתה סקר לגבי הפתרונות הנפוצים בעולם. ניתן לומר שלכלים אלה יש אחד משני המאפיינים. או שהם פשוטים לשימוש ומשמשים בעיקר למעקב משימות ותקשורת או שהם בעלי יכולות נרחבות הנותנות מענה למגוון רחב של יכולות לניהול הפרויקט, המשאבים ופורטפוליו הפרויקטים. להלן רשימת הכלים עם למעלה מחצי מיליון משתמשים:

כלי כמות משתמשים

Jira

30,000,000

MS Project

22,000,000
BaseCamp 15,000,000
Podio 2,500,000
TeamWork 1,700,000
Trello 1,700,000
Smart Sheet 1,500,000
Wrike 1,300,000
VersionOne 1,250,000
Zoho 1,200,000
Assembla 1,000,000
Red Booth 900,000
Mavenlink 750,000
Central Desktop 650,000
Freedcamp 550,000

תהליך הבחירה בין הכלים, איננו מורכב. לכל אחד מהכלים יש יכולות מסויימות אך חסרות בו יכולות אחרות. אחרי אפיון דרישות קצר, ניתן להבין מה מתוך הכלים רלוונטי לכם ואז נכנסים לבחינה קצת יותר מעמיקה, כולל הדגמה. בסופו של דבר בהשקעה נמוכה, ניתן להגיע לשיפור ניכר ביכולת הניהול שלכם.

500 וקצת מילים על כלי ניהול פרויקטים

500 וקצת מילים על כלי ניהול פרויקטים
 
ניהול פרויקטים ללא כלי, זה כמו לפתוח בורג תקוע עם מברג, במקום עם מברגה חשמלית. קשה ואיטי. ניהול פרויקטים בעזרת אקסלים, דורש עבודה רבה ומספק פתרון די עלוב. הקושי הוא לבחור כלי מתוך מאות כלי ניהול פרויקטים הקיימים בשוק. ארגונים מבינים כי בחירת כלי, היא אולי לא חתונה קתולית, אבל הוא ישמש את הארגון לפחות כמה שנים וזה קריטי לבחור כלי מתאים. אז הבה ננסה לפשט קצת את המורכבות.
בשוק קיימים היום ארבעה סוגי כלים (שכולם נקראים כלי ניהול פרויקטים):
  1. כלי ניהול משימות מתקדמים – כלים פשוטים שבעיקר מנהלים משימות ועוזרים למנהל להבין מי עושה מה, ומה הסטטוס של כל משימה. הפתרונות המובילים בישראל בסוג זה הם JIRA, TFS (שניהם כלים שעושים גם דברים הקשורים לפיתוח ולאו דווקא לניהול המשימות). אם רוצים כלי SaaS, יש את DAPTIVE, את RALLY ועוד מגוון די רחב של כלים.
  2. כלים עם דגש על ניהול הפרויקט הבודד – אלו כלים שצמחו מניהול הפרויקט הבודד, עם יכולת לבנות גאנט מפורט ולנהל מידע סביב הפרויקט. הפרויקטים מנוהלים על בסיס נתונים משותף וכך ניתן לקבל פתרון ארגוני לגבי סטטוס המשאבים ודוחות רוחב. הפתרונות הבולטים בישראל ה MS SERVER, PRIMAVERA ו SCIFORMA. מי שמחפש פתרון SaaS, יכול להשתמש ב CLARIZEN הישראלי.
  3. כלים עם דגש על ניהול הפורטפוליו – אם הסוג הקודם צמח מניהול הפרויקט, הכלים הללו צמחו דווקא מניהול פורטפוליו הפרויקטים. הם חזקים בלצייר תמונת מצב סיכומית על עשרות ומאות פרויקטים שרצים בו זמנית ושייכים ללקוחות שונים. חזקים בניהול תקציב וביצירת WORK FLOW המאפשר תהליך אישורים. כלים כאלה פופלרים בקרב גופי ITהמתמודדים עם מאות פרויקטים קטנים יחסית (הכל יחסי). הכלים המובילים בישראל הם Clarity,   Single point (MSP)  MY ולאחרונה גם מתחיל להיכנס מודול ה PPM של SAP. פתרון SaaS, יחסית עשיר הוא Keydin.
  4. פתרונות ששמים דגש על ניהול משאבים – מיועד לארגונים שמריצים מספר פרויקטים עם משאבים משותפים. הם יודעים לנהל את צוואר הבקבוק הארגוני ולאפשר IFWHAT אם מזיזים פרויקטים על ציר הזמן. החוזק שלהם הוא בניצול יעיל של כח האדם. הפתרונות הבולטים בישראל הם קונצ'רטו ו BEING. קונצ'רטו עובד גם בענן.
רוב הפתרונות מציעים גם יכולות בתחומים האחרים, אך האמת היא שאין כלי מושלם ואף אחד לא באמת נותן פתרון טוב ופשוט ליישום לתחומים שאינו מתמחה בהם.
אז מה מתאים לארגון שלכם?
אם אתם ארגון קטן יחסית (עד 30 איש) והפרויקטים קטנים או מנוהלים בצורה אג'ילית, מספיק לכם הפתרון מהסוג הראשון.
אם יש לכם פרויקטים גדולים ומורכבים, הכוללים קבלני משנה ופעילות מחוץ לארגון והמשאבים מוקצים לפרויקט לאורך זמן, הרי שפתרון מהסוג השני ייתן לכם מענה.
אם יש לכם הרבה פרויקטים, אבל רובם יחסית פשוטים וקצרים (פחות משנת אדם), הפתרון שלכם יגיע מהסוג השלישי.
ואם אתם חיים בארגון המריץ מספר פרויקטים במקביל, עם משאבים משותפים ולמעשה האתגר העיקרי שלכם הוא לנהל בצורה יעילה את המשאבים, אזי הפתרון שלכם צריך להגיע מהסוג הרביעי.
יש ארגונים (גדולים) המשתמשים ביותר מסוג אחד של כלי. לדוגמא, ב IT משתמשים בכלי ניהול פורטפוליו ובפיתוח בכלי לניהול משאבים.
אז לא לשכוח, כלי ניהול פרויקטים מתאים, משפר בצורה מהותית את תוצאות הפרויקטים. כלי ניהול פרויקטים לא מתאים, יכול להפוך לסיוט, אבל אני מקווה שהבחירה עכשיו קצת יותר קלה.
בהצלחה.